Individuelle Software für Agenturen und Dienstleister — Ihre Abläufe, nicht die einer Standardlösung
Standardsoftware gibt Agenturen und Dienstleistern fremde Abläufe vor; individuelle Software bildet die eigenen ab. Attek Solutions GmbH entwickelt für Dienstleistungsbetriebe individuelle Systeme — Angebot, Projekt, Zeiten und Rechnung als ein Vorgang. Das Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand je Auftrag, eine Marge, die nicht in Übergängen verschwindet, und Kunden, die Stand, Budget und Freigaben im Portal selbst sehen. Zur Miete, ohne Anfangsinvestition, ab 500 € im Monat.
Was ein eigenes System einbringt: Marge, Zeit, zufriedene Kunden
Drei Größen verändern sich messbar, sobald Angebot, Projekt, Zeiten und Rechnung ein Vorgang sind statt vier Tools: Die Marge steigt, weil geleistete Stunden vollständig auf Rechnungen landen. Der Verwaltungsaufwand sinkt, weil zwischen den Schritten nichts mehr abgetippt oder am Monatsende zusammengesucht wird. Und Kunden fragen seltener nach, weil sie Stand, Budget und Freigaben im Portal selbst sehen.
Verkaufte Stunden gegen das, was am Ende auf einer Rechnung steht
Das Budget steht, bevor es gerissen ist. Das Angebot verspricht 40 Stunden, das Projekt braucht 60 — heute fällt das auf, wenn jemand zwei Tools nebeneinanderlegt. Im eigenen System ist der verkaufte Umfang automatisch das Budget, gegen das gearbeitet wird, und der Projektverantwortliche sieht die Entwicklung laufend.
Geleistete Zeit landet vollständig auf der Rechnung. Der Anruf zwischendurch, die dritte Korrekturschleife, die „kurze“ Abstimmung: erfasst am Vorgang mit einem Klick statt abends aus dem Gedächtnis. Jede Stunde, die heute untergeht, ist Umsatz, den Sie bereits erbracht haben.
Aus Mehrarbeit wird ein Nachtrag statt eines Verlusts. Zusatzaufwand wird als solcher markiert und dem Kunden angeboten, Retainer zeigen ihren Verbrauch mit. Was heute still mitgeliefert wird, ist eine Position auf der nächsten Rechnung — beim Kunden unstrittig, weil er den Verbrauch im Portal mitverfolgt hat.
Sie wissen, welcher Kunde sich lohnt. Effektiver Stundensatz und Deckungsbeitrag je Kunde stehen nach jedem Projekt da, ohne dass jemand sie zusammenrechnet. Preise, Kapazität und die Auswahl der nächsten Aufträge lassen sich damit auf Zahlen stützen — das ist der Hebel, der langfristig am meisten bringt.
Jede dieser vier Stellen bringt für sich genommen wenig. Zusammen entscheiden sie darüber, wie viel von Ihrem Umsatz als Marge übrig bleibt — und sie sind genau die Stellen, die Standardsoftware offen lässt, weil sie Ihre Abläufe nicht kennt.
Ein Vorgang: Angebot, Projekt, Zeiten, Rechnung
Das Angebot wird zum Projektbudget
Positionen, Stundensätze und Umfang aus dem Angebot sind automatisch der Rahmen, gegen den das Projekt läuft. Wird es eng, sieht das der Projektverantwortliche, bevor das Budget gerissen ist — nicht in der Nachkalkulation.
Zeiten werden erfasst, wo gearbeitet wird
Am Vorgang, mit einem Klick, auch mobil. Je weniger Wege die Erfassung hat, desto vollständiger ist sie — und Vollständigkeit ist hier bares Geld.
Mehrarbeit wird zum Nachtrag, nicht zum Verlust
Was außerhalb des Auftrags anfällt, wird als Zusatzaufwand markiert und dem Kunden angeboten, statt stillschweigend mitgeliefert zu werden.
Die Rechnung entsteht aus dem Vorgang
Nach Aufwand mit Stundennachweis, als Festpreis nach Meilenstein oder als Retainer mit ausgewiesenem Verbrauch — automatisch vorbereitet, geprüft statt zusammengesucht. Wiederkehrende Rechnungen laufen von selbst.
Die Nachkalkulation ist eine Auswertung, keine Fleißarbeit
Je Projekt, je Kunde, je Leistungsart: verkaufte gegen geleistete Stunden, effektiver Stundensatz, Deckungsbeitrag. Die unbequemste und wertvollste Zahl einer Agentur — der tatsächliche Stundensatz je Kunde — steht einfach da.
Auslastung: wer hat Luft, wer brennt aus
Die zweite Steuergröße eines Dienstleisters neben der Marge ist die Auslastung — und sie lebt heute meist in einem Wochenplan, den eine Person pflegt und nur diese Person versteht.
Im eigenen System entsteht die Auslastung aus Daten, die ohnehin anfallen: verplante Projektstunden gegen verfügbare Kapazität, je Person, je Team, je Woche. Zwei Dinge werden damit früh sichtbar, die sonst erst auffallen, wenn sie nicht mehr zu ändern sind — die freie Woche in drei Wochen, für die noch Aufträge fehlen, und die Person, die seit zwei Monaten über ihrer Kapazitätsgrenze arbeitet.
Neue Anfragen lassen sich damit ehrlich beantworten: nicht „das schieben wir irgendwie rein“, sondern „ab Kalenderwoche X, oder mit Freelancer Y“.
Das Kundenportal: Status und Freigaben ohne E-Mail-Schleifen
Was Kunden sehen: den Stand ihrer Projekte, offene und erledigte Aufgaben, Budget- bzw. Retainer-Verbrauch, Rechnungen und Dokumente.
Was Kunden tun: Entwürfe freigeben oder kommentieren — mit Zeitstempel, an einem Ort, statt in einer E-Mail-Kette mit sieben Beteiligten und vier Anhangsversionen. „Freigegeben von wem, wann, in welcher Version“ ist dokumentiert, was bei späteren Diskussionen über Korrekturschleifen den Unterschied macht.
Der Rest der Verwaltung: gleiche Logik, gleiche Plattform
Was neben dem Kerngeschäft anfällt, muss nicht in weitere Einzeltools:
Digitale Akte für Angestellte und Freelancer, Onboarding per Link, Verträge digital unterzeichnet.
Die digitale Personalakte →Kennzahlen über Teams, Standorte oder Gesellschaften hinweg.
Das Geschäftsführer-Dashboard →Bleibt in Ihrem System — Rechnungen und Zahlungsdaten werden übergeben, nicht abgetippt.
Es geht nicht um ein weiteres Einzeltool: Das System führt Ihre Verwaltung zusammen und macht dabei typischerweise drei bis fünf bisherige Werkzeuge überflüssig.
So läuft es ab
- 01Erstgespräch, 30 Minuten. Sie schildern Ihr Problem. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine individuelle Software für Sie rechnet oder ob Standardsoftware die bessere Wahl ist.
- 02Persönliche Demo. Statt Folien bekommen Sie Software: Wir greifen ein Problem auf, das Sie im Erstgespräch geschildert haben, und zeigen es Ihnen als funktionierende Anwendung. Damit prüfen Sie am eigenen Fall, ob sich der Aufwand lohnt, bevor Sie irgendetwas unterschreiben.
- 03Anforderungsworkshop. Wir gehen Ihre Abläufe durch, bis wir sie vollständig verstanden haben. Kostenlos.
- 04Vertragsunterzeichnung. Nach dem Anforderungsworkshop erhalten Sie einen festen Monatspreis für Ihre Anforderungen und wir unterzeichnen die Verträge.
- 05Erste produktive Version nach ein bis zwei Monaten. Ab hier zahlen Sie - vorher nicht.
- 06Betrieb und Weiterentwicklung. Ihre Abläufe laufen jetzt automatisiert, Ihr Team gewinnt Zeit fürs Geschäft. Betrieb, Wartung und Support übernehmen wir.
Der Ablauf im Detail — inklusive dem, was Sie selbst beitragen →
Die Alternativen im Vergleich
| Kriterium | Agentursoftware (Standard) | Projekttool + Zeiterfassung + Rechnungstool | Alles in Excel | Attek CSaaS |
|---|---|---|---|---|
| Angebot wird Projektbudget | teilweise | nein, getrennte Tools | manuell | vorgesehen |
| Zeiterfassung am Vorgang | ja | ja, aber getrennt | manuell | vorgesehen |
| Retainer mit Verbrauchsanzeige | teilweise | nein | manuell | Teil der Lösung |
| Nachtrag statt stiller Mehrarbeit | selten | nein | nein | vorgesehen |
| Nachkalkulation je Kunde | teilweise | quer über Tools, praktisch nie | mühsam | Teil der Lösung |
| Auslastung aus Plandaten | teilweise | nein | gepflegt von einer Person | vorgesehen |
| Kundenportal mit Freigaben | selten | nein | nein | Teil der Lösung |
| Bildet Ihre Abläufe ab | nur teilweise | nein | ja, mit Handarbeit | ja |
| Anfangsinvestition | Lizenz | Lizenzen | keine | 0 € |
| Laufende Kosten | je Nutzer | mehrere Abos + Reibung | Arbeitszeit | 1.000–1.500+ €/Monat, alles enthalten |
Wann Agentursoftware von der Stange reicht
Agentursoftware von der Stange reicht, wenn das Budget klein ist und Ihre Fälle Standardfälle sind: ähnliche Projekte, Abrechnung nach Aufwand mit einheitlichen Sätzen, Abläufe, die dem entsprechen, was die Tools vorsehen.
Sprechen Sie mit uns, sobald Sie wachsen wollen, Kosten drücken müssen oder mehr aus Ihren Kunden holen wollen. Gemischte Abrechnungsmodelle und eigene Abläufe kosten in Standardtools Arbeitszeit, die mit dem Team mitwächst — und Lizenzen je Nutzer wachsen ebenfalls mit. Stunden, die unabgerechnet liegen bleiben, sind unmittelbar Umsatz. Und wer die Frage „Welcher Kunde lohnt sich wirklich?“ nicht beantworten kann, verkauft weiter das, was am wenigsten trägt. Unser Preis richtet sich nach dem Funktionsumfang, nicht nach der Zahl der Nutzer: ab 500 € im Monat, typischerweise 1.000–1.500 €.
Häufige Fragen
Wer entwickelt individuelle Software für Agenturen und Dienstleister?
Attek Solutions GmbH aus Berlin entwickelt individuelle Software für Dienstleistungsunternehmen und stellt sie im Mietmodell bereit — ohne Anfangsinvestition, mit Betrieb und Weiterentwicklung im Monatspreis. Schwerpunkt ist der durchgängige Weg von der Anfrage bis zur abgerechneten Stunde.
Können verschiedene Abrechnungsmodelle nebeneinander laufen?
Ja. Aufwand mit Stundennachweis, Festpreis nach Meilensteinen und Retainer mit Verbrauchsanzeige laufen im selben System — auch gemischt beim selben Kunden. Die Rechnung wird je Modell automatisch vorbereitet.
Sehen wir, ob ein Projekt sein Budget reißt, bevor es passiert?
Ja. Das Angebot ist automatisch das Budget, gegen das erfasste und verplante Stunden laufen. Der Projektverantwortliche sieht die Entwicklung laufend — nicht erst in der Nachkalkulation.
Wie verhindert das System, dass abrechenbare Stunden verloren gehen?
Durch kurze Wege bei der Erfassung, durch Mehrarbeit, die als Nachtrag markiert statt still mitgeliefert wird, und durch Rechnungen, die aus dem Vorgang entstehen statt am Monatsende zusammengesucht zu werden.
Können unsere Kunden Entwürfe im Portal freigeben?
Ja, mit Kommentaren, Zeitstempel und Versionsbezug. Die Freigabe ist dokumentiert — bei Diskussionen über Korrekturschleifen ist das die Grundlage, die heute in E-Mail-Ketten verloren geht.
Ersetzt das unsere Buchhaltungssoftware?
Nein. Die Buchhaltung bleibt, wo sie ist; Rechnungen und Zahlungsdaten werden übergeben statt abgetippt.
Wie viele unserer bisherigen Tools fallen weg?
Typischerweise drei bis fünf: getrennte Angebots-, Projekt-, Zeiterfassungs- und Rechnungstools gehen in einem Vorgang auf. Spezialwerkzeuge — Design, Entwicklung, Kommunikation — bleiben; das System ersetzt Verwaltung, nicht Fachwerkzeuge.
Was kostet das?
Zwischen 1.000 und 1.500 € im Monat, Untergrenze 500 €. Keine Setup-Gebühr, keine Anfangsinvestition, keine Stundensätze. Erste produktive Version nach ein bis zwei Monaten.
Nennen Sie uns drei Kunden — wir zeigen Ihnen, was Sie über sie nicht wissen.
Im Erstgespräch gehen wir durch, wie Sie heute von der Anfrage zur Rechnung kommen und wo Stunden verloren gehen. 30 Minuten, kostenlos.
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