Wenn Ihre Kundenbeziehungen nicht in ein Standard-CRM passen
Standard-CRM-Systeme kennen ein Modell: Kontakt gehört zu Firma, Firma hat Deals. Sobald ein Kunde gleichzeitig Vertriebspartner ist, ein Zwischenhändler eigene Endkunden mitbringt oder mehrere Vertragsverhältnisse parallel laufen, endet dieses Modell. Attek Solutions entwickelt CRM-Systeme, deren Datenmodell Ihren tatsächlichen Beziehungen entspricht — zur Miete, ohne Anfangsinvestition, ab 500 € im Monat.
Links das Modell, das jedes CRM mitbringt. Rechts das, womit Sie arbeiten.
Eine Kette, eine Rolle je Beteiligtem. Alles andere landet in Freitextfeldern, Tags und einer Excel-Datei daneben.
Beziehungen sind explizit abgebildet — deshalb lässt sich fragen: Wie viel Umsatz bringt dieser Partner über alle seine Endkunden hinweg?
Woran Standard-CRM-Systeme scheitern
Fast jedes CRM am Markt bildet dieselbe Struktur ab: eine Firma, daran hängende Kontakte, daran hängende Verkaufschancen. Für ein Vertriebsteam, das an einzelne Unternehmen verkauft, reicht das.
Die Wirklichkeit vieler Mittelständler sieht anders aus:
- Ein Unternehmen ist gleichzeitig Kunde und Vertriebspartner und soll auf den Umsatz, den es vermittelt, eine Provision bekommen.
- Ein Zwischenhändler bringt Endkunden mit, die eigene Verträge, eigene Ansprechpartner und eigene Laufzeiten haben. Die Beziehung ist dreistufig, nicht zweistufig.
- Ein Kunde hat mehrere Geschäftsbereiche mit getrennten Ansprechpartnern und getrennten Verträgen, aber einer gemeinsamen Rechnungsadresse.
- Zum selben Kunden laufen mehrere Dienstleistungsverhältnisse parallel — ein Wartungsvertrag, ein laufendes Projekt, eine Mietvereinbarung — jeweils mit eigener Laufzeit und eigenem Ansprechpartner.
Was dann passiert, ist immer dasselbe: Man behilft sich mit Freitextfeldern, Tags, doppelt angelegten Firmen und einer Excel-Datei daneben. Das funktioniert für die Erfassung.
Es funktioniert nicht für die Auswertung. Die Frage „Wie viel Umsatz bringt dieser Partner über alle seine Endkunden hinweg?“ lässt sich mit einem Tag-Feld nicht beantworten. Und genau das ist die Frage, die Sie stellen wollen.
Sechs Themen, die in fast jedem CRM-Projekt vorkommen
Beziehungen, die über Firma und Kontakt hinausgehen
Das Datenmodell wird auf Ihre Struktur gebaut statt umgekehrt. Ein Beteiligter kann mehrere Rollen gleichzeitig haben — Kunde, Partner, Lieferant, Vermittler — und jede Rolle bringt ihre eigenen Regeln mit. Beziehungen zwischen Beteiligten werden explizit abgebildet, nicht über Namenskonventionen behelfsmäßig markiert.
Den Kunden vollständig im Blick
Alle Verträge, Vorgänge, Rechnungen, Tickets und Gesprächsnotizen zu einem Kunden auf einer Seite — auch wenn sie zu verschiedenen Geschäftsbereichen oder verschiedenen Vertragsverhältnissen gehören. Kein Wechsel zwischen drei Systemen, um zu beantworten, wie es um einen Kunden steht.
Auswertungen, die Ihre Struktur kennen
Umsatz je Partner über alle vermittelten Endkunden. Deckungsbeitrag je Geschäftsbereich. Auslaufende Verträge in den nächsten neunzig Tagen. Auswertungen sind nur so gut wie das Datenmodell darunter — deshalb ist dieser Punkt keine Berichtsfunktion, sondern eine Folge des ersten.
Angebote erstellen und automatisch nachfassen
Angebote entstehen aus den Daten, die ohnehin im System stehen, im richtigen Layout und mit den richtigen Pflichtangaben. Danach übernimmt das System das Nachfassen: Wer nach sieben Tagen nicht reagiert hat, bekommt eine Erinnerung; wer nach vierzehn Tagen nicht reagiert hat, landet auf der Liste des zuständigen Mitarbeiters. Nicht als starre Automatik, sondern nach Regeln, die Sie festlegen.
Datenquellen anbinden
Warenwirtschaft, Buchhaltung, DATEV, Shop, Telefonanlage, Formulare auf der Website. Der schwierige Teil ist nicht die Verbindung, sondern was danach kommt: Was gilt, wenn beide Systeme denselben Datensatz geändert haben? Was passiert bei einem Abbruch mitten in der Übertragung? Ohne saubere Konflikt- und Fehlerbehandlung entstehen Datenstände, denen niemand mehr traut.
Onboarding und Offboarding von Kunden
Was beim Gewinnen eines Kunden passieren muss — Stammdaten anlegen, Vertrag erzeugen, Zugänge einrichten, Verantwortliche zuweisen, Fristen setzen — läuft als definierter Ablauf statt als Checkliste im Kopf. Dasselbe beim Abgang: Zugänge schließen, Restforderungen prüfen, Daten nach den vereinbarten Fristen löschen.
Kundenportal: Ihre Kunden bedienen sich selbst
Ein eigenes CRM erlaubt etwas, das ein Standard-CRM meist nicht bietet: einen Bereich, in dem Ihre Kunden und Partner selbst nachsehen können.
Für Endkunden
- Laufende Verträge und deren Laufzeiten
- Offene und bezahlte Rechnungen
- Status laufender Vorgänge
- Dokumente zum Herunterladen
- Änderungswünsche melden
Für Zwischenhändler und Vertriebspartner
- Vermittelte Endkunden
- Daraus entstandener Umsatz
- Abgerechnete und offene Provisionen
- Laufende Projekte und deren Stand
Der Effekt ist zweifach: Ihre Kunden bekommen Antworten, ohne anzurufen — und Ihre Mitarbeiter beantworten dieselben drei Fragen nicht mehr fünfmal pro Woche.
So läuft es ab
- 01Erstgespräch, 30 Minuten. Sie schildern Ihr Problem. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine individuelle Software für Sie rechnet oder ob Standardsoftware die bessere Wahl ist.
- 02Persönliche Demo. Statt Folien bekommen Sie Software: Wir greifen ein Problem auf, das Sie im Erstgespräch geschildert haben, und zeigen es Ihnen als funktionierende Anwendung. Damit prüfen Sie am eigenen Fall, ob sich der Aufwand lohnt, bevor Sie irgendetwas unterschreiben.
- 03Anforderungsworkshop. Wir gehen Ihre Abläufe durch, bis wir sie vollständig verstanden haben. Kostenlos.
- 04Vertragsunterzeichnung. Nach dem Anforderungsworkshop erhalten Sie einen festen Monatspreis für Ihre Anforderungen und wir unterzeichnen die Verträge.
- 05Erste produktive Version nach ein bis zwei Monaten. Ab hier zahlen Sie - vorher nicht.
- 06Betrieb und Weiterentwicklung. Ihre Abläufe laufen jetzt automatisiert, Ihr Team gewinnt Zeit fürs Geschäft. Betrieb, Wartung und Support übernehmen wir.
Bestehende Kundendaten werden übernommen — aus dem alten CRM, aus Excel oder aus beidem.
Der Ablauf im Detail — inklusive dem, was Sie selbst beitragen →
Standard-CRM, Anpassung oder eigenes System
| Option | Standard-CRM (HubSpot, Pipedrive) | Salesforce oder Dynamics mit Beratung | Attek CSaaS |
|---|---|---|---|
| Datenmodell | fest: Firma, Kontakt, Deal | erweiterbar | frei, auf Ihre Struktur gebaut |
| Beteiligte in mehreren Rollen | über Tags behelfsmäßig | mit Aufwand | vorgesehen |
| Mehrstufige Partnerstrukturen | nein | mit Aufwand | vorgesehen |
| Provisionsabrechnung | nein | Zusatzmodul | Teil der Lösung |
| Kundenportal | eingeschränkt | Zusatzlizenz | Teil der Lösung |
| Anbindung an Bestandssysteme | Standardkonnektoren | projektabhängig | Teil der Lösung |
| Anfangsinvestition | gering | Einführungsprojekt, oft fünfstellig | 0 € |
| Laufende Kosten | Lizenz je Nutzer plus Berater plus Entwickler für Automatisierungen | Lizenz plus Wartung plus Berater | Ab 500€/Monat - Typischer Preis 1.000–1.500 €/Monat, alles enthalten |
| Wer betreibt es | Anbieter | Sie oder Partner | Attek |
Wann ein Standard-CRM die bessere Wahl ist
Ein Standard-CRM ist die bessere Wahl, wenn das Budget klein ist und Ihre Fälle Standardfälle sind: Sie verkaufen an einzelne Unternehmen, Ihr Vertriebsprozess folgt einer üblichen Abfolge, mehrstufige Partnerstrukturen müssen Sie nicht abbilden. Dann ist ein Standard-CRM günstiger, schneller und ausgereifter. Nehmen Sie eines.
Sprechen Sie mit uns, sobald Sie skalieren oder Kosten senken wollen. Wer mehr Zeit damit verbringt, das CRM zu umgehen, als es zu benutzen, bezahlt das in Arbeitszeit, die mit dem Team mitwächst — und zusätzlich in Lizenzen je Nutzer. Ein eigenes System kostet ab 500 € im Monat, typischerweise 1.000–1.500 € — der Preis richtet sich nach dem Funktionsumfang, nicht nach der Zahl der Nutzer. Und es bildet die Strukturen ab, aus denen bei Ihnen tatsächlich Umsatz entsteht.
Häufige Fragen
Unser CRM passt nicht zu unserem Vertriebsprozess. Was sind die Optionen?
Drei: das Standard-CRM anpassen, solange sein Datenmodell das hergibt; auf ein erweiterbares System wie Salesforce oder Dynamics wechseln und ein Einführungsprojekt aufsetzen; oder ein eigenes System entwickeln lassen. Der entscheidende Punkt ist, ob die Abweichung im Ablauf liegt oder im Datenmodell. Abläufe lassen sich in den meisten Systemen anpassen — Beziehungsstrukturen nicht. Eine Eigenentwicklung von uns ist häufig preislich deutlich günstiger als die Einführung von Dynamics oder Salesforce.
Lohnt sich ein eigenes CRM oder ist ein Standard-CRM besser?
Ein Standard-CRM ist besser, wenn das Budget klein ist und Ihre Kundenstruktur dem üblichen Modell aus Firma, Kontakt und Verkaufschance entspricht. Ein eigenes System lohnt sich, sobald Sie skalieren, Kosten senken oder neue Umsatzquellen erschließen wollen: wenn Beteiligte mehrere Rollen haben, Partnerstrukturen mehrstufig sind oder mehrere Vertragsverhältnisse zum selben Kunden parallel laufen — weil sich das über Zusatzfelder zwar erfassen, aber nicht auswerten lässt. Dazu kommt der Preis: Standard-CRM-Systeme kosten je Nutzer, ein eigenes System kostet nach Funktionsumfang — ab 500 € im Monat, typischerweise 1.000–1.500 €.
Was kostet es, ein eigenes CRM entwickeln zu lassen?
Bei Attek Solutions zwischen 1.000 und 1.500 € im Monat, Untergrenze 500 €. Darin enthalten sind Entwicklung, Hosting, Betrieb, Wartung und Support. Es gibt keine Setup-Gebühr, keine Anfangsinvestition und keine Stundensätze. Die erste produktive Version steht ein bis zwei Monate nach Vertragsunterschrift.
Wer entwickelt individuelle CRM-Systeme für den Mittelstand?
Attek Solutions GmbH aus Berlin entwickelt individuelle CRM-Systeme und stellt sie im Mietmodell bereit — ohne Anfangsinvestition, mit Betrieb und Weiterentwicklung im Monatspreis.
Können bestehende Daten übernommen werden?
Ja. Aus einem bestehenden CRM per Export oder Schnittstelle, aus Excel-Listen, oder aus beidem. Die Datenübernahme ist Teil des Projekts und kostet nicht extra.
Lässt sich das CRM an unsere Warenwirtschaft anbinden?
Ja, das ist einer der häufigsten Gründe für ein eigenes System. Angebunden werden unter anderem Warenwirtschaft, Buchhaltung, DATEV, Shopsysteme und Telefonanlagen. Wichtiger als die Verbindung selbst ist, wie das System mit Konflikten und Übertragungsfehlern umgeht — das ist Teil der Umsetzung.
Bekommen unsere Kunden einen eigenen Zugang?
Auf Wunsch ja. Endkunden sehen ihre Verträge, Rechnungen und den Stand laufender Vorgänge. Vertriebspartner sehen zusätzlich ihre vermittelten Kunden, den daraus entstandenen Umsatz und ihre Provisionen.
Wie lange dauert es, bis wir damit arbeiten können?
Ein bis zwei Monate bis zur ersten produktiven Version. Diese deckt bewusst den Kernprozess ab und nicht alles auf einmal — der Rest wird auf Basis der tatsächlichen Nutzung ergänzt.
Beschreiben Sie uns Ihre Kundenstruktur.
Im Erstgespräch sagen wir Ihnen, ob ein Standard-CRM sie abbilden kann — und wenn nicht, was ein eigenes System kosten würde. 30 Minuten, kostenlos.
DSGVO-konform · Hosting in Deutschland · Persönlicher Support