Wenn Excel und E-Mail Ihre Prozesse tragen
Aufträge laufen über ein Sammelpostfach, der Stand steht im Betreff, Daten liegen in Excel-Dateien, die per Mail wandern. Das funktioniert erstaunlich lange — bis eine Mail untergeht, zwei Personen dieselbe Datei bearbeiten oder jemand ausfällt, der als Einziger den Überblick hatte. Attek Solutions entwickelt daraus ein System, das die vertrauten Abläufe abbildet statt sie umzustellen. Zur Miete, ohne Anfangsinvestition, ab 500 € im Monat.
Excel und E-Mail sind bessere Werkzeuge, als ihr Ruf sagt
Wer so arbeitet, hat meist gute Gründe. Excel bildet jede Struktur ab, die man sich ausdenkt, ohne dass jemand um Erlaubnis fragen muss. E-Mail erreicht alle, drinnen wie draußen, ohne Einführungsprojekt. Beides ist sofort verfügbar und kostet nichts extra.
Deshalb entsteht diese Arbeitsweise nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil sie funktioniert — oft über Jahre und durch beträchtliches Wachstum hindurch.
Was fehlt, ist nichts, was Excel oder Outlook schlecht machen würden. Es sind Eigenschaften, die keines von beiden haben kann.
Was ohne System nicht geht
Die Schwelle, an der es kippt
Diese Arbeitsweise scheitert selten schrittweise. Sie scheitert an einem Ereignis.
Wir bauen Ihre Arbeitsweise nach, nicht eine neue
Der häufigste Fehler beim Umstieg ist, dass ein Standardsystem eingeführt wird, das die Arbeit anders organisiert als der Betrieb sie kennt. Dann laufen beide Systeme parallel, und die Excel-Datei bleibt — weil sie schneller ist.
Wir gehen umgekehrt vor: Ihre bestehende Excel-Datei ist die Vorlage. Sie zeigt, welche Angaben Sie tatsächlich brauchen, in welcher Reihenfolge Sie arbeiten und welche Sonderfälle vorkommen. Das ist mehr wert als jedes Lastenheft.
Was daraus entsteht:
Der Vorgang hat einen Ort
Alle Angaben, Dokumente, Nachrichten und der aktuelle Stand an einer Stelle, für alle Beteiligten sichtbar.
Der Status ist ein Status
Kein Farbcode, keine Betreffkonvention — ein Feld, das jeder liest und nach dem sich filtern lässt.
Eingaben werden geprüft, wo es zählt
Pflichtangaben, Plausibilitätsprüfungen, keine Rechnung ohne Steuersatz. Nicht übertrieben streng, sondern an den Stellen, an denen Fehler teuer werden.
Wiederkehrendes läuft automatisch
Erinnerungen an Fristen, Weitergabe an die nächste Stelle, Folgeaufgaben, Nachfassen. Ohne dass jemand daran denken muss.
E-Mail bleibt, wo sie hingehört
Für die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten. Nachrichten werden dem Vorgang zugeordnet, statt in persönlichen Postfächern zu liegen. Der Kunde merkt nichts davon — er schreibt weiter, wie er es kennt.
Excel bleibt als Ausgabe
Wer eine Liste in Excel braucht, exportiert sie. Der Unterschied: Excel ist dann das Ergebnis, nicht die Datenhaltung.
So läuft es ab
- 01Erstgespräch, 30 Minuten. Sie schildern Ihr Problem. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine individuelle Software für Sie rechnet oder ob Standardsoftware die bessere Wahl ist.
- 02Persönliche Demo. Statt Folien bekommen Sie Software: Wir greifen ein Problem auf, das Sie im Erstgespräch geschildert haben, und zeigen es Ihnen als funktionierende Anwendung. Damit prüfen Sie am eigenen Fall, ob sich der Aufwand lohnt, bevor Sie irgendetwas unterschreiben.
- 03Anforderungsworkshop. Wir gehen Ihre Abläufe durch, bis wir sie vollständig verstanden haben. Kostenlos.
- 04Vertragsunterzeichnung. Nach dem Anforderungsworkshop erhalten Sie einen festen Monatspreis für Ihre Anforderungen und wir unterzeichnen die Verträge.
- 05Erste produktive Version nach ein bis zwei Monaten. Ab hier zahlen Sie - vorher nicht.
- 06Betrieb und Weiterentwicklung. Ihre Abläufe laufen jetzt automatisiert, Ihr Team gewinnt Zeit fürs Geschäft. Betrieb, Wartung und Support übernehmen wir.
Der Ablauf im Detail — inklusive dem, was Sie selbst beitragen →
Mit einem Ablauf beginnen — dem, der am meisten weh tut. Wer alles gleichzeitig ablösen will, löst am Ende nichts ab.
Die Alternativen im Vergleich
| Option | Weiter wie bisher | Excel in SharePoint oder Teams | Standardsoftware einführen | Attek CSaaS |
|---|---|---|---|---|
| Aufwand für die Umstellung | keiner | gering | hoch | mittel |
| Ein Ort je Vorgang | nein | teilweise | ja | ja |
| Gleichzeitiges Arbeiten | nein | ja | ja | ja |
| Eingabeprüfung | nein | kaum | ja | ja |
| Automatische Erinnerungen und Weitergabe | nein | eingeschränkt | ja | ja |
| Nachvollziehbarkeit für die GoBD | nein | eingeschränkt | ja | ja |
| Bildet Ihre Arbeitsweise ab | ja | ja | nur teilweise | ja |
| Anfangsinvestition | keine | keine | Lizenz und Einführung | 0 € |
| Risiko | wächst mit dem Betrieb | gering | Parallelbetrieb bleibt bestehen | begrenzt, ein Ablauf zuerst |
Eine Excel-Datei dorthin zu legen, löst das Versionsproblem und ist fast kostenlos. Alles andere bleibt: keine Prüfung, keine Automatisierung, keine Historie. Als Zwischenschritt sinnvoll, als Ziel zu wenig.
Wann Sie nichts ändern sollten
Wenn Ihre Vorgänge überschaubar sind, die Beteiligten im selben Raum sitzen und ein Ausfall nicht bedeuten würde, dass niemand den Stand kennt — dann arbeiten Sie weiter wie bisher. Bei kleinem Budget und Standardfällen sind Excel und E-Mail die richtige Wahl, und ein System zu bauen, das niemand braucht, hilft niemandem.
Sprechen Sie mit uns, sobald Sie wachsen wollen oder Kosten senken müssen. Wenn Sie sich schon einmal gefragt haben, was passiert, wenn eine bestimmte Person zwei Wochen ausfällt, hängt Ihr Betrieb an Handarbeit — und Handarbeit wächst mit jedem Vorgang mit, Personalkosten ebenso. Ein System, das dieselbe Arbeit ohne zusätzliche Köpfe trägt, gibt es ab 500 € im Monat, ohne Anfangsinvestition.
Häufige Fragen
Wir arbeiten mit Excel und E-Mail. Wann lohnt sich eine eigene Software?
Wenn mehrere Personen an denselben Vorgängen arbeiten, wenn der Überblick an einer einzelnen Person hängt, wenn Fehler durch manuelle Eingaben teuer werden oder wenn kaufmännische Vorgänge nachvollziehbar dokumentiert sein müssen. Als grobe Schwelle: Sobald jemand mehr als ein bis zwei Stunden täglich damit verbringt, Daten zu übertragen, zu suchen oder abzugleichen, rechnet sich eine Ablösung meist schnell.
Müssen wir Excel komplett aufgeben?
Nein. Excel bleibt für Ad-hoc-Auswertungen und als Exportformat sinnvoll. Der Unterschied ist, dass es nicht mehr die Datenhaltung ist — Sie exportieren aus dem System, statt darin zu arbeiten.
Werden unsere bestehenden Excel-Daten übernommen?
Ja, das ist Teil des Projekts. Ihre Dateien dienen zugleich als fachliche Vorlage: Sie zeigen, welche Angaben Sie brauchen und wie Sie arbeiten.
Was passiert mit unserer E-Mail-Kommunikation?
Sie bleibt. Nachrichten zu einem Vorgang werden diesem zugeordnet und sind für alle Beteiligten sichtbar, statt in einem persönlichen Postfach zu liegen. Ihre Kunden schreiben weiter, wie sie es gewohnt sind.
Wie aufwändig ist die Umstellung für unsere Mitarbeiter?
Geringer als bei einer Standardsoftware, weil das System Ihre bestehende Arbeitsweise abbildet statt eine neue vorzugeben. Was Ihre Leute heute in einer Excel-Datei tun, tun sie danach in einer Maske, die dieselben Felder in derselben Reihenfolge zeigt.
Ist eine Excel-basierte Arbeitsweise GoBD-konform?
In der Regel nicht ohne Weiteres. Die GoBD verlangen unter anderem, dass Änderungen an buchungsrelevanten Daten nachvollziehbar sind und der ursprüngliche Stand erkennbar bleibt. Eine Excel-Datei, die überschrieben und per Mail verschickt wird, erfüllt das nicht. Ob Ihr konkreter Fall betroffen ist, beurteilt Ihr Steuerberater.
Was kostet das?
Zwischen 1.000 und 1.500 € im Monat, Untergrenze 500 €. Keine Setup-Gebühr, keine Anfangsinvestition, keine Stundensätze. Erste produktive Version nach ein bis zwei Monaten.
Reicht nicht ein günstiges Standardtool?
Bei kleinem Budget und Standardfällen ja — und dann sollten Sie es nehmen. Standardsoftware ist günstiger und sofort verfügbar. Sie stößt dort an Grenzen, wo Ihre Abläufe von dem abweichen, was das Tool vorsieht. Genau das ist der häufigste Grund, warum die Excel-Datei nach der Einführung weiterbenutzt wird: Sie kann etwas, was das neue System nicht kann. Sobald Sie wachsen wollen, Personalkosten senken müssen oder je Nutzer zahlen, lohnt sich das Gespräch über ein eigenes System.
Zeigen Sie uns die Excel-Datei, die alles zusammenhält.
Im Erstgespräch schauen wir sie uns an und sagen Ihnen, was daraus werden könnte — und ob es sich lohnt. 30 Minuten, kostenlos.
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