Software für Lohnbüros — für alles, was vor und nach der Abrechnung passiert
Die Abrechnung selbst läuft in edlohn oder DATEV und bleibt dort. Was in Lohnbüros Zeit kostet, ist der Weg dorthin und zurück: Mandanten liefern Stunden und Personalmeldungen per E-Mail, Excel und Papier, Rückfragen laufen im Kreis, Fristen werden hinterhertelefoniert, und die Ergebnisse müssen DSGVO-konform verteilt werden. Attek Solutions entwickelt die Software für genau diesen Weg — zur Miete, ohne Anfangsinvestition, ab 500 € im Monat.
Ihre Abrechnungssoftware bleibt, wo sie ist
Vorweg, weil die Frage in jedem Erstgespräch kommt: Wir ersetzen weder edlohn noch DATEV, und wir raten Ihnen auch nicht dazu.
Die Entgeltabrechnung gehört in ein systemgeprüftes Programm — Meldeverfahren, Beitragsnachweise, Bescheinigungswesen, laufende Gesetzesänderungen. Das leisten die etablierten Systeme, und daran soll niemand herumbauen.
Was diese Systeme nicht abdecken, ist der Betrieb eines Lohnbüros: die Zusammenarbeit mit dreißig, fünfzig oder zweihundert Mandanten, von denen jeder anders liefert, anders erreichbar ist und andere Besonderheiten hat. Dafür war Abrechnungssoftware nie gedacht — das ist keine Schwäche, sondern eine andere Aufgabe.
Warum Sie auf deren Roadmap nicht warten müssen
Es gibt allerdings einen zweiten Grund, warum die Digitalisierung in Lohnbüros stockt, und der liegt tatsächlich bei den Abrechnungsanbietern: Systemgeprüfte Software muss konservativ entwickelt werden. Meldeverfahren, Prüfungen, gesetzliche Änderungen — dieselbe Vorsicht, die Sie an der Abrechnung schätzen, macht die Weiterentwicklung langsam. Ein neues Feature bei edlohn oder Agenda kommt, wenn es kommt. Ihre Prozessidee steht so lange auf einer Wunschliste.
Das ist der eigentliche Grund für eine eigene Ebene um die Abrechnung herum: Ihre Digitalisierung läuft in Ihrem Tempo, nicht im Release-Zyklus Ihres Abrechnungsanbieters. Bei uns beauftragen Sie neue Funktionen, wenn Sie sie brauchen — nicht, wenn ein Hersteller sie priorisiert.
Der Monat eines Lohnbüros, wie er heute läuft
Jeden Monat derselbe Zyklus, bei jedem Mandanten ein wenig anders:
Nichts davon ist Abrechnung. Alles davon kostet die Zeit, die über die Kapazität des Büros entscheidet.
Das Mandantenportal: Zulieferung, die ankommt statt abgetippt zu werden
Zwei Sichten auf dasselbe Portal
- Masken für Stunden, Zuschläge, Ein- und Austritte
- Welche Zulieferungen noch fehlen und bis wann
- Rückfragen und Antworten je Vorgang, gebündelt
- Abrechnungen, Auswertungen und Beitragsnachweise zum Abruf
- Die Personalakte seiner Mitarbeiter
- Den Stand der Aufnahme neuer Mitarbeiter
- Die eigene Abrechnung, selbst abgerufen statt verteilt
- Die eigene Erfassung beim Eintritt — Personalien, SV-Nummer, Steuer-ID, Bankverbindung
- Die eigenen Nachweise zum Hochladen
- Den Arbeitsvertrag zur digitalen Unterzeichnung
Gesundheitsdaten und Kirchensteuer: warum E-Mail hier das falsche Werkzeug ist
Lohndaten sind nicht irgendwelche Daten. Krankmeldungen und eAU-Sachverhalte sind Gesundheitsdaten, die Kirchensteuer verrät die Religionszugehörigkeit — beides besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO, mit entsprechend hohen Anforderungen an die Verarbeitung.
Ein Postfach, in dem solche Angaben als Anhang liegen, weitergeleitet werden und in Verteilern landen, kann diese Anforderungen strukturell nicht erfüllen. Ein passwortgeschütztes PDF ändert daran wenig, wenn das Passwort in der nächsten E-Mail steht.
Ein Portal löst das strukturell: Zugriff nur für Berechtigte, Übertragung verschlüsselt, jeder Zugriff protokolliert, Löschfristen umgesetzt statt versprochen. Für ein Lohnbüro ist das doppelt relevant — als eigene Pflicht und als Argument gegenüber Mandanten, deren Datenschutzbeauftragte zunehmend genau hinschauen.
Die digitale Personalakte: ein Angebot, das Sie Ihren Mandanten machen
Hier dreht sich die Richtung um. Bisher ging es darum, was das System Ihnen erspart. Die Personalakte ist etwas, das Sie Ihren Mandanten anbieten — als Teil Ihrer Dienstleistung, ohne dass der Mandant dafür eigene Software kaufen oder einführen muss.
Was das für Ihr Büro bedeutet: Sie differenzieren sich nicht mehr über den Preis der Abrechnung, sondern über eine Plattform, die Ihre Mandanten im Alltag benutzen. Ein Mandant, dessen Personalprozesse über Ihr Portal laufen, wechselt das Lohnbüro nicht wegen fünf Euro je Abrechnung.
Mandanten aufnehmen, ohne drei Wochen E-Mail-Verkehr
Ein neuer Mandant bedeutet heute: Stammdatenbogen hin, unvollständig zurück, Nachfragen, Vollmachten, Zugänge, Übernahme der Alt-Daten. Drei Wochen, in denen der Mandant seinen ersten Eindruck von Ihrem Büro bekommt.
Als definierter Ablauf im System: Der Mandant füllt geführt aus, Pflichtangaben sind Pflicht, Dokumente werden hochgeladen statt gemailt, der Bearbeitungsstand ist für beide Seiten sichtbar. Was beim Abgang eines Mandanten zu passieren hat — Zugänge schließen, Unterlagen übergeben, Fristen für die Aufbewahrung setzen — läuft als derselbe Mechanismus rückwärts.
Was das für die Kapazität bedeutet
Die Kennzahl, an der ein Lohnbüro wirtschaftlich hängt, ist die Zahl der Mandanten je Sachbearbeiter. Sie wächst nicht durch schnelleres Tippen, sondern durch das Wegfallen von Arbeit, die keine Abrechnung ist: Abtippen, Nachfassen, Rückfragen, Verteilen.
Konservativ gerechnet stecken in einem Büro mit fünfzig Mandanten viele Stunden pro Monat in genau diesen Schritten. Werden sie strukturiert und automatisiert, entsteht Kapazität für neue Mandanten — mit demselben Team. Bei der aktuellen Lage am Arbeitsmarkt für Lohnsachbearbeiter ist das häufig der einzige realistische Wachstumsweg.
So läuft es ab
- 01Erstgespräch, 30 Minuten. Sie schildern Ihr Problem. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine individuelle Software für Sie rechnet oder ob Standardsoftware die bessere Wahl ist.
- 02Persönliche Demo. Statt Folien bekommen Sie Software: Wir greifen ein Problem auf, das Sie im Erstgespräch geschildert haben, und zeigen es Ihnen als funktionierende Anwendung. Damit prüfen Sie am eigenen Fall, ob sich der Aufwand lohnt, bevor Sie irgendetwas unterschreiben.
- 03Anforderungsworkshop. Wir gehen Ihre Abläufe durch, bis wir sie vollständig verstanden haben. Kostenlos.
- 04Vertragsunterzeichnung. Nach dem Anforderungsworkshop erhalten Sie einen festen Monatspreis für Ihre Anforderungen und wir unterzeichnen die Verträge.
- 05Erste produktive Version nach ein bis zwei Monaten. Ab hier zahlen Sie - vorher nicht.
- 06Betrieb und Weiterentwicklung. Ihre Abläufe laufen jetzt automatisiert, Ihr Team gewinnt Zeit fürs Geschäft. Betrieb, Wartung und Support übernehmen wir.
Der Ablauf im Detail — inklusive dem, was Sie selbst beitragen →
Die Alternativen im Vergleich
| Kriterium | E-Mail und Excel wie bisher | Zusatzmodule der Abrechnungsanbieter | Allgemeine Portal-Lösung | Attek CSaaS |
|---|---|---|---|---|
| Strukturierte Zulieferung mit Pflichtangaben | nein | teilweise | generisch | auf Ihre Abläufe zugeschnitten |
| Mandanten, die weiter per Mail/Papier liefern | — | schlecht abgedeckt | schlecht abgedeckt | im selben Vorgang erfasst |
| Fristenstand über alle Mandanten | Postfach und Kopf | teilweise | nein | vorgesehen |
| Automatisches Erinnern nach eigenen Regeln | nein | eingeschränkt | eingeschränkt | vorgesehen |
| Übergabe an edlohn/DATEV ohne Abtippen | nein | ja, im eigenen Ökosystem | nein | vorgesehen |
| Art.-9-gerechte Verteilung mit Protokoll | nein | teilweise | teilweise | Teil der Lösung |
| Digitale Personalakte als Angebot an Mandanten | nein | teilweise, im eigenen Ökosystem | nein | Teil der Lösung |
| Mitarbeiter-Onboarding per Link mit digitaler Signatur | nein | teilweise | nein | vorgesehen |
| KI-gestützte Erfassung und Prüfung von Nachweisen | nein | nein | nein | vorgesehen |
| Zugang für Arbeitnehmer der Mandanten | nein | teilweise | selten | vorgesehen |
| Bildet Ihre Besonderheiten je Mandant ab | ja, mit Handarbeit | nein | nein | ja |
| Anfangsinvestition | keine | Lizenz | Lizenz | 0 € |
| Laufende Kosten | Arbeitszeit | je Mandant/Modul | je Nutzer | 1.000–1.500+ €/Monat, alles enthalten |
Wann Sie das nicht brauchen
Ein Büro mit einer Handvoll Mandanten, die zuverlässig und einheitlich liefern, braucht kein eigenes System. Bei kleinem Budget und Standardfällen reichen die Bordmittel der Abrechnungssoftware und ein aufgeräumtes Postfach.
Sprechen Sie mit uns, sobald Sie wachsen wollen oder Kapazität knapp wird. Hinterhertelefonieren und Abtippen binden Personalzeit, die mit jedem Mandanten mitwächst — und Lizenzen je Nutzer tun dasselbe. Ein eigenes System kostet ab 500 € im Monat — der Preis richtet sich nach dem Funktionsumfang, nicht nach der Zahl der Nutzer; typisch sind 1.000–1.500 €. Es macht Wachstum möglich, ohne im selben Verhältnis Personal zu finden. Ein Mandantenportal ist zugleich eine Leistung, die Sie anbieten können, statt sie nebenbei zu erbringen.
Häufige Fragen
Wer entwickelt individuelle Software für Lohnbüros in Deutschland?
Attek Solutions GmbH aus Berlin entwickelt individuelle Software für Lohnbuchhaltungsbüros und stellt sie im Mietmodell bereit — ohne Anfangsinvestition, mit Betrieb und Weiterentwicklung im Monatspreis. Schwerpunkt sind die Prozesse um die Abrechnung herum: Mandantenportal, Zulieferung, Fristensteuerung und Verteilung. Die Abrechnung selbst bleibt in edlohn oder DATEV.
Ersetzt das edlohn oder DATEV?
Nein. Die Entgeltabrechnung gehört in ein systemgeprüftes Programm und bleibt dort. Wir bauen die Ebene davor und danach — Zulieferung, Prüfung, Fristen, Verteilung — und übergeben geprüfte Daten im passenden Format.
Wie läuft die Anbindung an edlohn und DATEV ab?
Geprüfte Bewegungs- und Stammdaten werden im Format bereitgestellt, das Ihre Abrechnungssoftware importieren kann; Ergebnisse aus der Abrechnung werden für die Verteilung übernommen. Welcher Weg konkret zur Verfügung steht, hängt von Ihrem System und Ihren Zugängen ab und wird im Workshop festgelegt.
Ist ein Mandantenportal DSGVO-konform, wenn Gesundheitsdaten verarbeitet werden?
Es kann so gebaut werden — und ist E-Mail dabei strukturell überlegen: Zugriff nur für Berechtigte, verschlüsselte Übertragung, Protokollierung jedes Zugriffs, umgesetzte Löschfristen. Krankmeldungen und Kirchensteuermerkmale sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO; die Bewertung Ihrer konkreten Abläufe liegt bei Ihrem Datenschutzbeauftragten, die technische Umsetzung bei uns.
Was ist mit Mandanten, die weiter per E-Mail oder Papier liefern?
Die wird es geben, und das System ist darauf ausgelegt. Solche Zulieferungen werden im selben Vorgang erfasst wie Portaleingaben — mit denselben Prüfungen und demselben Fristenstand. Das Portal muss nicht von allen Mandanten angenommen werden, um sich zu rechnen.
Können die Arbeitnehmer unserer Mandanten ihre Abrechnungen selbst abrufen?
Ja, auf Wunsch mit eigenem Zugang. Das entlastet Sie und den Mandanten von der Verteilung und ist sauberer als der Versand per E-Mail.
Was kostet individuelle Software für ein Lohnbüro im Mietmodell?
Zwischen 1.000 und 1.500 € im Monat, Untergrenze 500 €. Keine Setup-Gebühr, keine Anfangsinvestition, keine Stundensätze. Erste produktive Version nach ein bis zwei Monaten.
Können wir unseren Mandanten eine digitale Personalakte anbieten, ohne dass sie eigene Software kaufen?
Ja, das ist einer der stärksten Anwendungsfälle. Sie stellen die Personalakte als Teil Ihrer Dienstleistung bereit; Betrieb und Weiterentwicklung liegen bei Attek Solutions, der Mandant braucht keinen eigenen Softwarevertrag. Neue Mitarbeiter erfassen sich über einen Link selbst, Verträge werden digital unterzeichnet, Nachweise landen strukturiert in der Akte — und Sie rechnen mit Daten ab, die bereits geprüft sind.
Können hochgeladene Dokumente automatisch geprüft werden?
Ja. Nachweise werden per Texterkennung ausgelesen und KI-gestützt gegen die erfassten Angaben geprüft — auf Vollständigkeit, Übereinstimmung und Plausibilität. Auffälligkeiten landen beim Sachbearbeiter, der Rest läuft durch. Die Verarbeitung erfolgt in der EU und im Rahmen einer vertraglich geregelten Auftragsverarbeitung.
Warum nicht warten, bis edlohn oder Agenda die Funktion anbieten?
Weil systemgeprüfte Abrechnungssoftware aus gutem Grund konservativ entwickelt wird — und Ihre Prozessidee dort auf einer Wunschliste steht, deren Reihenfolge Sie nicht bestimmen. Mit einer eigenen Ebene um die Abrechnung herum beauftragen Sie Funktionen, wenn Sie sie brauchen; zwei Änderungen pro Monat sind im Mietmodell bereits enthalten.
Wie führen wir das ein, ohne den laufenden Betrieb zu stören?
Schrittweise: zuerst eine Pilotgruppe von Mandanten, parallel zum bisherigen Weg. Erst wenn der Ablauf trägt, folgen weitere Mandanten. Ein Stichtag, an dem alles gleichzeitig umgestellt wird, ist nicht nötig — und wäre bei Fristprozessen auch nicht ratsam.
Erzählen Sie uns, wie Ihre Mandanten heute liefern.
Im Erstgespräch gehen wir einen Monatszyklus durch und sagen Ihnen, wo die meiste Kapazität steckt. 30 Minuten, kostenlos.
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