Software für Händler, wenn Kundenstruktur und Steuerfälle nicht in ein Standardsystem passen

Dreistufig, mit Provisionsfluss zurück und einem Beteiligten in mehreren Rollen

Kundenstrukturen, die kein Standardsystem kennt

Sobald es um Beziehungen statt um Ware geht, arbeiten fast alle verfügbaren Systeme mit demselben Modell: eine Firma, daran Kontakte, daran Vorgänge. Im Handel sieht die Wirklichkeit regelmäßig anders aus.

Der übliche Behelf sind Freitextfelder, Tags, doppelt angelegte Firmen und eine Excel-Datei daneben. Für die Erfassung reicht das. Für die Auswertung nicht: Die Frage „Wie viel Umsatz bringt dieser Partner über alle seine Endkunden hinweg?“ lässt sich mit einem Tag-Feld nicht beantworten. Und das ist die Frage, die Sie stellen wollen, wenn Sie über Konditionen verhandeln.

Steuerpfade sauber und nachvollziehbar ausweisen

Im Handel treffen im selben Betrieb regelmäßig mehrere umsatzsteuerliche Behandlungen aufeinander:

• Regelbesteuerung mit 19 oder 7 Prozent
• Differenzbesteuerung nach § 25a UStG bei Gebrauchtwaren, Kunst und Sammlerstücken — ohne offenen Steuerausweis auf der Rechnung
• Kommissionsgeschäft nach § 383 HGB, bei dem die Lieferung erst mit dem Verkauf durch den Kommissionär erfolgt
• Innergemeinschaftliche Lieferung mit Prüfung der USt-IdNr. und Gelangensbestätigung
• Ausfuhrlieferung ins Drittland mit Ausfuhrnachweis
• Reverse Charge nach § 13b UStG
• Fernverkäufe an Privatkunden im EU-Ausland über das OSS-Verfahren

Der Aufwand entsteht nicht bei der einzelnen Regel, sondern an drei anderen Stellen. Die richtige Behandlung muss automatisch aus Kundentyp, Land, Warenart und Nachweislage abgeleitet werden. Der Beleg muss die dazu passenden Pflichtangaben tragen — ein Hinweis auf die Steuerbefreiung sieht anders aus als ein Hinweis auf die Differenzbesteuerung. Und die Entscheidung muss nachvollziehbar bleiben, wenn drei Jahre später jemand fragt, warum dieser Vorgang so behandelt wurde.

Genau daran scheitern Behelfslösungen mit Freitextfeldern: Sie halten die Information fest, aber sie leiten nichts ab und belegen nichts.

Dieselbe Logik gilt für die GoBD: Wer wann welchen Datensatz geändert hat, muss nachvollziehbar bleiben, und der ursprüngliche Stand muss erkennbar sein. Das ist keine Zusatzfunktion, sondern eine Eigenschaft, die von Anfang an im Datenmodell steckt — oder eben nicht.

Ein Portal für Kunden und für Vertriebspartner

Ein eigenes System erlaubt etwas, das Standardsoftware im Handel selten bietet: einen Bereich, in dem Ihre Kunden und Partner selbst nachsehen.

Der Effekt ist zweifach. Ihre Kunden bekommen Antworten, ohne anzurufen. Und Ihre Vertriebsleute beantworten nicht mehr fünfmal pro Woche dieselbe Frage nach dem Stand einer Provisionsabrechnung.

Ein Portal setzt allerdings voraus, dass die Daten dahinter stimmen — deshalb ist es fast immer der zweite Schritt und nicht der erste. Wer Umsätze je Partner nicht sauber auswerten kann, kann sie auch nicht anzeigen.

Bestellungen kommen nicht nur über den Shop

In der Theorie laufen Bestellungen über Shop und Marktplatz. In der Praxis kommen sie über WhatsApp, per E-Mail als PDF oder Foto, telefonisch, über ein Kontaktformular — beim Stammkunden manchmal als Sprachnachricht.

Was dann passiert: Jemand tippt sie ab. Dabei entstehen Tippfehler, Bestellungen bleiben liegen, wenn die zuständige Person im Urlaub ist, und niemand kann sagen, wie viele Anfragen tatsächlich hereingekommen sind.

• Alle Kanäle laufen in einen Eingang. WhatsApp Business, E-Mail-Postfächer, Formulare, Marktplatz-Schnittstellen, Shop.
• Bestellungen werden vorbereitet statt abgetippt. Aus E-Mail und PDF werden Positionen erkannt und dem Kunden zugeordnet; der Mitarbeiter prüft und bestätigt.
• Jede Anfrage hat einen Status. Nichts liegt in einem persönlichen Postfach, das nur eine Person sieht.
• Der Kundenkontakt bleibt im selben Kanal. Rückfragen gehen dorthin zurück, wo der Kunde geschrieben hat.

Geschäftliche WhatsApp-Nutzung muss dabei über die offizielle Business-Schnittstelle laufen, nicht über die private App. Das ist Teil der Umsetzung.

So läuft es ab

1. 01
   Erstgespräch, 30 Minuten. Sie schildern Ihr Problem. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine individuelle Software für Sie rechnet oder ob Standardsoftware die bessere Wahl ist.
2. 02
   Persönliche Demo. Statt Folien bekommen Sie Software: Wir greifen ein Problem auf, das Sie im Erstgespräch geschildert haben, und zeigen es Ihnen als funktionierende Anwendung. Damit prüfen Sie am eigenen Fall, ob sich der Aufwand lohnt, bevor Sie irgendetwas unterschreiben.
3. 03
   Anforderungsworkshop. Wir gehen Ihre Abläufe durch, bis wir sie vollständig verstanden haben. Kostenlos.
4. 04
   Vertragsunterzeichnung. Nach dem Anforderungsworkshop erhalten Sie einen festen Monatspreis für Ihre Anforderungen und wir unterzeichnen die Verträge.
5. 05
   Erste produktive Version nach ein bis zwei Monaten. Ab hier zahlen Sie - vorher nicht.
6. 06
   Betrieb und Weiterentwicklung. Ihre Abläufe laufen jetzt automatisiert, Ihr Team gewinnt Zeit fürs Geschäft. Betrieb, Wartung und Support übernehmen wir.

Bestehende Daten werden übernommen, vorhandene Systeme wie die Warenwirtschaft werden angebunden — oder abgelöst, wenn das Teil des Vorhabens ist.

Der Ablauf im Detail — inklusive dem, was Sie selbst beitragen →

Die Alternativen im Vergleich

Verglichen wird hier, womit Händler den Beziehungs- und Steuerbereich heute abdecken.

Wann Sie nichts Eigenes brauchen

Solange das Budget klein ist und Ihre Fälle Standardfälle sind, brauchen Sie nichts Eigenes: Sie verkaufen direkt an Endkunden, Ihr Sortiment wird einheitlich besteuert, Bestellungen kommen über Shop und Marktplatz. Das decken Standardsysteme besser und günstiger ab, als wir es je könnten.

Sprechen Sie mit uns, sobald Sie wachsen wollen, Kosten senken müssen oder neue Umsatzwege suchen. Wer regelmäßig Wege um seine Software herum baut, bezahlt das in Arbeitszeit — und die wächst mit jedem Kunden mit. Lizenzen je Nutzer tun dasselbe bei jeder Einstellung. Ein Partnerportal, in dem Zwischenhändler ihre Endkunden selbst führen, ist Geschäft, das im Standardsystem gar nicht vorgesehen ist. Ein eigenes System kostet ab 500 € im Monat, typischerweise 1.000–1.500 €. Der Preis richtet sich nach dem Funktionsumfang, nicht danach, wie viele Menschen damit arbeiten.