ERP-Software, die Ihre Abläufe abbildet - auch über Bereichsgrenzen hinweg

Der Bruch liegt an den Übergängen

Innerhalb eines Bereichs funktionieren Standardsysteme meist gut. Der Vertrieb kommt mit seinem Modul zurecht, das Lager auch. Die Reibung entsteht dazwischen.

Jeder einzelne Bruch lässt sich mit Sorgfalt überbrücken. Zusammengenommen erzeugen sie eine Organisation, in der erfahrene Mitarbeiter unersetzbar sind, weil nur sie wissen, wo nachzusehen ist.

Angebote erstellen und automatisch nachfassen

Das Nachfassen ist der Vorgang, der am häufigsten liegen bleibt — und zugleich der mit dem direktesten Umsatzeffekt.

Ein Vorgang, kein Datentransport

Der Unterschied zwischen einem gut gebauten und einem schlecht gebauten ERP liegt selten in den Funktionen. Er liegt darin, ob ein Vorgang derselbe bleibt oder in jeder Stufe neu entsteht.

Wenn Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung auf demselben Vorgang aufsetzen, folgt daraus einiges von selbst:

• Eine Änderung wirkt überall, wo sie relevant ist
• Der Stand eines Auftrags ist jederzeit ablesbar, ohne Rückfrage
• Die Nachkalkulation ist eine Auswertung, keine Rekonstruktion
• Wer wann was geändert hat, bleibt nachvollziehbar — das ist zugleich eine GoBD-Anforderung
• Auswertungen über Bereichsgrenzen hinweg funktionieren, weil die Daten zusammenhängen statt nur nebeneinander zu liegen

Genau das leisten Standardsysteme dort nicht, wo Ihre Abläufe von der vorgesehenen Reihenfolge abweichen. Diese Abweichungen sind bei den meisten Betrieben aber der Grund, warum sie erfolgreich sind.

Auswertungen, die über Bereiche hinweg funktionieren

Fragen, die in getrennten Systemen unbeantwortbar sind, weil die Antwort in mehreren Bereichen gleichzeitig liegt:

• Welche Kunden bestellen häufig, sind aber nach Nachkalkulation unprofitabel?
• Welcher Mitarbeiter schreibt viele Angebote und schließt wenige ab?
• Wie lange dauert es tatsächlich von der Anfrage bis zur Lieferung — und wo liegt die Wartezeit?
• Welche Aufträge liegen über der kalkulierten Zeit, und woran liegt es?

Solche Auswertungen sind keine Berichtsfunktion, sondern eine Folge des Datenmodells. Was nicht zusammenhängend erfasst ist, lässt sich hinterher nicht zusammenhängend auswerten.

Bestehende Systeme müssen nicht weichen

Ein vollständiger ERP-Austausch ist ein großes, riskantes Vorhaben — und selten nötig.

Häufiger ist der Weg, den Bereich abzulösen, der am meisten Reibung erzeugt, und die übrigen Systeme anzubinden. Die Buchhaltung bleibt, wo sie ist. Die Warenwirtschaft ebenso, wenn sie ihre Aufgabe erfüllt. Was neu entsteht, ist der durchgängige Vorgang darüber.

Das ist schneller produktiv, günstiger und im Fehlerfall beherrschbar.

So läuft es ab

1. 01
   Erstgespräch, 30 Minuten. Sie schildern Ihr Problem. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine individuelle Software für Sie rechnet oder ob Standardsoftware die bessere Wahl ist.
2. 02
   Persönliche Demo. Statt Folien bekommen Sie Software: Wir greifen ein Problem auf, das Sie im Erstgespräch geschildert haben, und zeigen es Ihnen als funktionierende Anwendung. Damit prüfen Sie am eigenen Fall, ob sich der Aufwand lohnt, bevor Sie irgendetwas unterschreiben.
3. 03
   Anforderungsworkshop. Wir gehen Ihre Abläufe durch, bis wir sie vollständig verstanden haben. Kostenlos.
4. 04
   Vertragsunterzeichnung. Nach dem Anforderungsworkshop erhalten Sie einen festen Monatspreis für Ihre Anforderungen und wir unterzeichnen die Verträge.
5. 05
   Erste produktive Version nach ein bis zwei Monaten. Ab hier zahlen Sie - vorher nicht.
6. 06
   Betrieb und Weiterentwicklung. Ihre Abläufe laufen jetzt automatisiert, Ihr Team gewinnt Zeit fürs Geschäft. Betrieb, Wartung und Support übernehmen wir.

Der Ablauf im Detail — inklusive dem, was Sie selbst beitragen →

Die Alternativen im Vergleich

Wann ein Standard-ERP die bessere Wahl ist

Ein Standard-ERP ist die bessere Wahl, wenn das Budget klein ist und sich Ihre Abläufe in der vorgesehenen Reihenfolge abbilden lassen — Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung, ohne Sonderfälle, die regelmäßig danebenlaufen. Dann ist es günstiger, schneller eingeführt und ausgereifter als alles, was neu entsteht.

Die Rechnung kippt, sobald das Standardsystem an Ihre Sonderfälle angepasst werden muss. Anpassungen laufen dort über Beratung, und im SAP-Umfeld liegen Tagessätze regelmäßig bei 1.500 € und darüber. Was in einer eigenen Lösung eine Anforderung ist, wird im Standardsystem ein Customizing-Projekt — in Summe häufig teurer als das individuell entwickelte System.

Ähnlich liegt der Fall, wenn Sie ohnehin Spezialsoftware einsetzen, die kein ERP mitbringt: eine eigene Lagerverwaltung, eine Branchenlösung für Ihre Produktion. Dann ist es tragfähiger, den durchgehenden Vorgang um diese Software herum zu bauen und sie anzubinden, statt ein Standard-ERP daneben zu stellen und beide Seiten mit Beratungsaufwand aufeinander anzupassen.

Das gilt auch für Kennzahlen: Was Sie im eigenen System auswerten, steht in Daten, die ohnehin zusammenhängen — im Standard-ERP ist dieselbe Zahl ein Zusatzmodul oder eine Exportstrecke. Kurz: Standard, solange das Budget klein ist und Ihre Abläufe dem Standard folgen. Sprechen Sie mit uns, sobald Sie skalieren wollen, Personal- oder Lizenzkosten senken müssen oder aus Ihren Daten neues Geschäft entstehen soll — spätestens dann, wenn Ihre Mitarbeiter den vorgesehenen Weg regelmäßig verlassen müssen, um ihre Arbeit zu erledigen. Unser Preis richtet sich nach dem Funktionsumfang und steigt nicht mit der Zahl der Nutzer: ab 500 € im Monat, typischerweise 1.000–1.500 €.