Software für Handwerksbetriebe — von der Anfrage im Postfach bis zur Verrechnung zwischen Gesellschaften
Anfragen kommen per E-Mail und werden abgetippt. Aufmaße entstehen auf der Baustelle und werden abends übertragen. Die Einsatzplanung lebt in einem Kalender, den eine Person im Kopf hat. Und sobald mehrere Gesellschaften zusammenarbeiten, wird intern per Excel verrechnet. Attek Solutions entwickelt für Handwerksbetriebe die Software, die diese Kette schließt — zur Miete, ohne Anfangsinvestition, ab 500 € im Monat.
Warum Handwerksbetriebe zu uns kommen
Selten, weil ihre Handwerkersoftware schlecht wäre. Meist, weil der Betrieb über deren Zuschnitt hinausgewachsen ist. Drei wiederkehrende Situationen:
Von der Anfrage zum Angebot, ohne Abtippen
Anfragen kommen per E-Mail, über das Kontaktformular, telefonisch, gelegentlich über Portale. Heute liest sie jemand, legt einen Vorgang an und überträgt die Angaben.
Was ein eigenes System daraus macht:
Anfragen werden erkannt und vorbereitet
Aus einer E-Mail werden Absender, Objekt, Gewerk und Anliegen herausgelesen und als Vorgang angelegt. Der Mitarbeiter prüft und ergänzt, statt neu zu erfassen. Jede Anfrage hat ab diesem Moment einen Status — nichts liegt mehr in einem persönlichen Postfach.
Das Angebot entsteht aus vorhandenen Bausteinen
Positionen, Kalkulationssätze und Textbausteine je Gewerk stehen im System. Für wiederkehrende Leistungen wird aus der geprüften Anfrage und dem Aufmaß ein Angebotsentwurf erzeugt, den der Meister prüft — nicht schreibt.
Nachgefasst wird nach Ihren Regeln
Wer nach einer Woche nicht reagiert hat, bekommt eine Erinnerung; ab welchem Auftragswert stattdessen angerufen wird, legen Sie fest.
Der Effekt liegt weniger in der gesparten Schreibarbeit als in der Geschwindigkeit: Das Angebot, das zuerst da ist, wird überproportional oft beauftragt.
Das Aufmaß bleibt auf der Baustelle nicht liegen
Heute entsteht das Aufmaß vor Ort — auf Papier, im Notizbuch, als Foto — und wird abends oder Tage später ins Büro übertragen. Bei der Übertragung passieren Fehler, und bis dahin kann niemand kalkulieren.
In einem eigenen System wird das Aufmaß vor Ort erfasst und fließt direkt in den Vorgang: Räume, Maße, Positionen, Fotos, Besonderheiten. Das Büro kann kalkulieren, sobald der Monteur den Hof verlässt — nicht, wenn er zurück ist.
Zwei Anforderungen entscheiden darüber, ob die Monteure damit wirklich arbeiten:
Keller, Rohbau, Tiefgarage, ländliche Baustelle — erfasst wird ohne Empfang, synchronisiert wird, sobald wieder Netz da ist. Mit einer Regel dafür, was gilt, wenn zwei Geräte denselben Vorgang geändert haben.
Ein Aufmaß im Trockenbau sieht anders aus als eines im Heizungsbau. Die Maske bildet ab, wie Ihre Leute tatsächlich messen — nicht ein generisches Formular.
Einsatzplanung: wer, wann, wo — nach Ihren Regeln
Die Wochenplanung ist in vielen Betrieben das Herrschaftswissen einer einzelnen Person. Sie weiß, wer was kann, wer wo wohnt, welcher Kunde welchen Monteur nicht mehr sehen will und welches Material wann kommt. Fällt diese Person aus, steht die Planung.
Ein eigenes System macht aus diesem Wissen Regeln:
- Qualifikation und Gewerk
- wer darf was
- Anfahrt
- Touren, die geografisch Sinn ergeben, statt Kreuzfahrten durchs Umland
- Verfügbarkeit
- Urlaub, Krankmeldung, bereits verplante Zeiten
- Abhängigkeiten
- Material geliefert, Vorgewerk fertig, Zusage an den Kunden
- Ihre ungeschriebenen Regeln
- der Stammkunde, zu dem immer derselbe fährt
Das System schlägt vor, der Planer entscheidet. Änderungen — ein Notfall, eine Krankmeldung — werden eingeordnet, und die Betroffenen erfahren es automatisch, statt über eine Telefonkette.
Wenn mehrere Gesellschaften zusammenarbeiten
Der Punkt, an dem jede Handwerkersoftware endet: Sie kennt einen Betrieb. Gewachsene Handwerksgruppen bestehen aber aus mehreren — nach Gewerk getrennte Töchter, zugekaufte Betriebe, regionale Gesellschaften.
Was dann heute passiert: Jede Gesellschaft arbeitet in ihrem eigenen System, gemeinsame Projekte werden per E-Mail koordiniert, und die interne Verrechnung entsteht am Monatsende in Excel.
Ein Angebot an den Kunden, dahinter drei Töchter — und der Verrechnungsfluss zwischen ihnen
Für die Steuerung der Gruppe über Kennzahlen — Auslastung, Angebotsquote, Deckungsbeitrag je Gesellschaft — ist das dieselbe Datenbasis: das Geschäftsführer-Dashboard →
Muss die bestehende Handwerkersoftware weichen?
Nicht zwingend. Wenn einzelne Betriebe mit ihrem Tool gut arbeiten, kann es bleiben und wird angebunden — das neue System übernimmt dann die Ebenen, die es nicht abdeckt: Anfrageeingang, Aufmaß, gruppenweite Planung, Verrechnung.
Häufig zeigt sich im Workshop allerdings, dass ein durchgängiger Vorgang von der Anfrage bis zur Rechnung mehr bringt als der Erhalt des Einzeltools. Das ist eine Abwägung, keine Vorentscheidung — und wir sagen Ihnen offen, was wir im konkreten Fall für sinnvoll halten.
So läuft es ab
- 01Erstgespräch, 30 Minuten. Sie schildern Ihr Problem. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich eine individuelle Software für Sie rechnet oder ob Standardsoftware die bessere Wahl ist.
- 02Persönliche Demo. Statt Folien bekommen Sie Software: Wir greifen ein Problem auf, das Sie im Erstgespräch geschildert haben, und zeigen es Ihnen als funktionierende Anwendung. Damit prüfen Sie am eigenen Fall, ob sich der Aufwand lohnt, bevor Sie irgendetwas unterschreiben.
- 03Anforderungsworkshop. Wir gehen Ihre Abläufe durch, bis wir sie vollständig verstanden haben. Kostenlos.
- 04Vertragsunterzeichnung. Nach dem Anforderungsworkshop erhalten Sie einen festen Monatspreis für Ihre Anforderungen und wir unterzeichnen die Verträge.
- 05Erste produktive Version nach ein bis zwei Monaten. Ab hier zahlen Sie - vorher nicht.
- 06Betrieb und Weiterentwicklung. Ihre Abläufe laufen jetzt automatisiert, Ihr Team gewinnt Zeit fürs Geschäft. Betrieb, Wartung und Support übernehmen wir.
Der Ablauf im Detail — inklusive dem, was Sie selbst beitragen →
Die Alternativen im Vergleich
| Kriterium | Handwerkersoftware (plancraft, ToolTime, pds) | Handwerkersoftware + Excel dazwischen | Attek CSaaS |
|---|---|---|---|
| Angebot, Auftrag, Rechnung im Einzelbetrieb | gut | gut | vorgesehen |
| Anfragen aus dem Postfach erkennen | nein | manuell | vorgesehen |
| Aufmaß offline von der Baustelle in den Vorgang | teilweise, generisch | manuell | auf Ihr Gewerk zugeschnitten |
| Einsatzplanung nach eigenen Regeln | Kalender | Kalender + Kopf | vorgesehen |
| Mehrere Gesellschaften, ein Datenbestand | nein | nein | vorgesehen |
| Interne Verrechnung zwischen Töchtern | nein | Excel am Monatsende | Teil der Lösung |
| Gruppenweite Auswertung | nein | manuell | Teil der Lösung |
| Anfangsinvestition | Lizenz | Lizenz | 0 € |
| Laufende Kosten | je Nutzer | je Nutzer + Arbeitszeit | 1.000–1.500+ €/Monat, alles enthalten |
Wann eine Handwerkersoftware die bessere Wahl ist
Eine fertige Handwerkersoftware ist die bessere Wahl, wenn das Budget klein ist und Ihr Ablauf dem Standard folgt: ein einzelner Betrieb, Anfrage, Angebot, Auftrag, Rechnung, ohne Gruppenstruktur und ohne Sonderprozesse. Plancraft, ToolTime oder pds sind dann schneller und günstiger, als wir es je sein könnten. Nehmen Sie eines dieser Werkzeuge.
Sprechen Sie mit uns, sobald Sie wachsen wollen oder Kosten senken müssen. Handarbeit zwischen digitalen Schritten kostet täglich Zeit und wächst mit jedem Auftrag mit. Lizenzen je Nutzer wachsen mit jeder Einstellung. Und eine Struktur aus mehreren Betrieben bildet keine Standardsoftware ab — gemeinsame Angebote und interne Verrechnung bleiben dann Handarbeit. Unser Preis richtet sich nach dem Funktionsumfang, nicht nach der Zahl der Mitarbeiter: ab 500 € im Monat, typischerweise 1.000–1.500 €.
Häufige Fragen
Wer entwickelt individuelle Software für Handwerksbetriebe?
Attek Solutions GmbH aus Berlin entwickelt individuelle Handwerkssoftware und stellt sie im Mietmodell bereit — ohne Anfangsinvestition, mit Betrieb und Weiterentwicklung im Monatspreis. Schwerpunkte sind der durchgängige Weg von der Anfrage bis zur Rechnung und Strukturen mit mehreren Gesellschaften.
Können Anfragen aus dem E-Mail-Postfach automatisch erkannt werden?
Ja. Aus eingehenden E-Mails werden Absender, Objekt und Anliegen herausgelesen und als Vorgang mit Status angelegt. Der Mitarbeiter prüft und ergänzt, statt abzutippen. Anfragen liegen damit nicht mehr in persönlichen Postfächern.
Funktioniert die Aufmaß-Erfassung auch ohne Netz auf der Baustelle?
Ja, das ist eine Kernanforderung. Erfasst wird offline, synchronisiert wird, sobald wieder Empfang besteht — mit einer definierten Regel für den Fall, dass zwei Geräte denselben Vorgang geändert haben.
Kann die Einsatzplanung Fahrtwege und Qualifikationen berücksichtigen?
Ja. Das System schlägt Einsätze vor, die Qualifikation, Anfahrt, Verfügbarkeit und Ihre eigenen Regeln berücksichtigen — entschieden wird von Ihrem Planer, nicht vom System. Bei kurzfristigen Änderungen werden die Betroffenen automatisch informiert.
Wir sind eine Gruppe aus mehreren Gesellschaften. Kann das abgebildet werden?
Ja, das ist einer der häufigsten Gründe, warum Handwerksgruppen zu uns kommen. Gemeinsame Angebote, die Frage, wer erbringt und wer fakturiert, interne Verrechnung mit sauberen Belegen je Gesellschaft und ein gemeinsamer Datenbestand mit getrennten Sichten sind Teil der Lösung. Die Verrechnungsregeln legt Ihr Steuerberater fest; wir setzen sie um.
Muss unsere bestehende Handwerkersoftware ersetzt werden?
Nicht zwingend. Sie kann bleiben und angebunden werden, während das neue System Anfrageeingang, Aufmaß, gruppenweite Planung und Verrechnung übernimmt. Ob ein durchgängiger Vorgang ohne das Alttool sinnvoller ist, klären wir im Workshop — und sagen es Ihnen offen.
Was kostet das?
Zwischen 1.000 und 1.500 € im Monat, Untergrenze 500 €. Bei Gruppenstrukturen mit mehreren Gesellschaften eher am oberen Rand oder darüber, abhängig vom Umfang. Keine Setup-Gebühr, keine Anfangsinvestition, keine Stundensätze.
Wie schnell können wir damit arbeiten?
Die erste produktive Version steht ein bis zwei Monate nach Vertragsunterschrift und deckt einen Ablauf vollständig ab — meist den Weg von der Anfrage bis zum Angebot. Weitere Bereiche folgen auf Basis der tatsächlichen Nutzung.
Erzählen Sie uns, wo Aufträge bei Ihnen hängen bleiben.
Im Erstgespräch verfolgen wir einen echten Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung — und sagen Ihnen, welcher Teil sich zuerst lohnt. 30 Minuten, kostenlos.
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